Das CRM für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Mandanten, Fristen, Prüfungen und Teamkoordination – in einem System. Auf Basis von monday.com, ergänzend zu DATEV, Addison & Co. DSGVO- und berufsrechtskonform.
Kein Vertrieb mit Pressure-Selling. Wir prüfen zuerst, ob Rainmaker zu Ihrer Kanzlei passt.
Für wen wir Rainmaker bauen
Drei Rollen, die in jeder mittelständischen StB/WP-Kanzlei den Unterschied machen.
Kanzleiinhaber:in (StB)
Heute: Verliert 8–12 Std./Woche mit Mandantenverwaltung in Excel, Outlook und DATEV-Notizen. 30–40 % der Empfehlungen versanden, weil kein Follow-up systematisch getrackt wird.
Mit Rainmaker: Zentrale Mandantenakte, klare Pipeline für neue Mandate, 50 % weniger Verwaltungsaufwand – messbar in Stunden pro Woche.
Wirtschaftsprüfer:in / Partner:in
Heute: Prüfungsaufträge, PiBs und Fristen liegen über Mailboxen und Netzwerklaufwerke verteilt – bis zu 3,5 Tage Verzögerung pro Meilenstein, weil niemand den Status im Blick hat.
Mit Rainmaker: Auftragsstatus, Meilensteine und Verantwortlichkeiten in einem System – revisionssicher und mit Echtzeit-Fortschritt für das Prüfungsteam.
Office-Management / Sekretariat
Heute: Durchschnittliche Erstreaktionszeit auf info@ beträgt 1,8 Tage; 20 % der Anfragen werden doppelt bearbeitet oder vergessen, weil keine klare Zuweisung existiert.
Mit Rainmaker: Shared Inbox mit Auto-Zuweisung nach Mandant, Fachgebiet und SLA-Eskalation – Erstreaktionszeit auf < 4 Stunden, Null Doppelbearbeitung.
Woran StB- und WP-Kanzleien gerade Zeit verlieren
Die Fachsoftware sitzt – aber alles drumherum: Mandantenakquise, Anfragen, Fristen, Prüfungskoordination, läuft über Mail, Excel und Bauchgefühl.
- Mandantendaten verteilt über DATEV, Outlook, Excel und lokale Ordner – 15–20 Min. Suche pro Anfrage
- Keine echte Pipeline für neue Mandate – 30–40 % der Empfehlungen versanden ohne Follow-up
- Fristen und Wiedervorlagen leben in privaten Kalendern einzelner Berufsträger – 5–10 % der Deadlines verpasst
- Prüfungsteams koordinieren sich über E-Mail-Ketten statt strukturierter Aufgaben – bis zu 3,5 Tage Verzögerung pro Meilenstein
- Keine Auswertungen zu Auslastung, Mandantenrentabilität oder Anfrage-SLA – Entscheidungen auf Bauchgefühl
- Onboarding neuer Mitarbeiter dauert 4–8 Wochen, weil Prozesswissen nicht dokumentiert ist
Was Rainmaker in Ihrer Kanzlei übernimmt
Sechs Bausteine, die wir zusammen mit StB- und WP-Kanzleien aufgesetzt haben.
Mandantenanfragen zentral steuern
Shared Inbox für info@, kanzlei@ und steuerberatung@ mit automatischer Zuweisung nach Mandat oder Fachgebiet (LuF, Heilberufe, Vermietung, Konzern). Erstreaktionszeit < 4 Stunden, Doppelbearbeitung eliminiert.
Prüfungs- & DD-Räume
Sichere Daten- und Prüfungsräume für Jahresabschlussprüfung, Sonderprüfungen und Due Diligence – mit granularen Rechten pro Mandant und Team. Dokumentenabruf bis zu 40 % schneller als per E-Mail-Anhang.
Fristen- & Wiedervorlagemanagement
USt-VA, LSt-Voranmeldungen, Bilanzfristen, BP-Termine – mit automatischer Eskalation, wenn ein Termin in Gefahr ist. Ziel: 0 % verpasste Deadlines statt bisher 5–10 %.
AI für Administration
KI-gestützte Zusammenfassung von Mandanten-Mails, Vorbereitung von Erstgesprächen und Entwürfen für Standardkorrespondenz – strikt ohne steuerliche Beratung. Reduziert Verwaltungszeit pro E-Mail um bis zu 60 %.
Mandats- & Auslastungsreporting
Dashboards zu Pipeline, Mandatswert, Auslastung pro Berufsträger und Engagement-Margen – Rentabilität pro Mandant in Echtzeit sichtbar. Grundlage für datenbasierte Partnerschaftsentscheidungen.
DSGVO- & berufsrechtskonform
Hosting in der EU, Rollen- und Rechtekonzept, vollständiger Audit-Trail für jeden Mandanten. Kompatibel mit den Anforderungen aus StBerG, WPO und Berufsordnung.
KI-gestützte Effizienz für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Administrative Intelligenz, die Ihre Fachexpertise unterstützt – ohne in den Beratungsbereich einzugreifen.
AI-Dokumentenanalyse für DD & Prüfung
Die AI extrahiert automatisch Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Rückstellungsquoten und KPI-Trends aus Bilanzen, Anlagenregistern und Verträgen im Prüfungsraum – als strukturierte Vorbereitung für den Berufsträger, nie als steuerliche oder prüferische Beurteilung.
AI-Kommunikations-Assistent
Zusammenfassung langer Mandanten-E-Mail-Threads, Entwürfe für Erinnerungen an fehlende Unterlagen (z. B. „Belege USt-VA Q2 fehlen noch“) und Vorbereitung von Gesprächsnotizen – mit klaren Hinweisen, wo menschliche Freigabe erforderlich ist.
AI Knowledge Base (intern)
Mitarbeiter:innen stellen Fragen wie „Wie buchen wir Sonderabschreibungen nach § 7g EStG?“ und erhalten Antworten ausschließlich auf Basis der internen Kanzlei-Dokumentation – keine externe Rechtsberatung, sondern konsistentes Prozesswissen.
Funktioniert mit Ihrer Fachsoftware
Rainmaker ersetzt DATEV, Addison oder Stotax nicht – es verbindet sie mit Ihrem CRM, Ihrer Mandantenkommunikation und Ihren Prozessen.
Alle Integrationen ansehenKonzipiert für die Anforderungen aus StBerG und WPO
Verschwiegenheit, Mandantentrennung und Dokumentationspflichten sind keine nachträglichen Add-ons, sondern Teil der Standardkonfiguration.
Häufige Fragen
Die Antworten, die wir am häufigsten von Partner:innen aus StB- und WP-Kanzleien bekommen.
Ist Rainmaker ein Ersatz für DATEV oder Addison?
Nein. Rainmaker ergänzt Ihre Fachsoftware um ein vollwertiges CRM, Mandanten-Pipeline-Management, eine Shared Inbox und Projekträume. DATEV, Addison & Co. bleiben das führende System für Buchhaltung, Lohn und Jahresabschluss.
Wie passt das zum Berufsrecht (StBerG / WPO)?
Rainmaker ist als reines Administrations- und Kollaborationswerkzeug konzipiert. KI-Funktionen sind ausschließlich auf interne Effizienz ausgelegt und liefern keine steuerliche oder prüferische Beurteilung. Verschwiegenheit, Rollenrechte und Audit-Trail sind Standard.
Können wir Rainmaker auch nur für die Wirtschaftsprüfung nutzen?
Ja. Viele WP-Praxen starten mit Prüfungsräumen, Auftragspipeline und Teamkoordination und rollen das CRM später auf die Steuerberatung aus.
Welche Kanzleigrößen sind sinnvoll?
Wir arbeiten bevorzugt mit StB/WP-Kanzleien ab ca. 10 Berufsträgern sowie mittelständischen und großen Sozietäten – also genau dort, wo die Koordination über E-Mail nicht mehr skaliert.
Bereit, Ihre Kanzlei von Excel und Outlook zu entlasten?
30 Minuten Demo, abgestimmt auf Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung. Kein Standard-Pitch.